« Et si l’entreprise était un Hub… »

Retours sur l’afterwork du 21 mars animé par LBMG Worklab à l’OpenMind Kfé Paris-Boétie

♦ Pour mémoire, les afterworks d’OpenMind Kfé, ce sont des soirées de réflexion et d’échanges entre pairs, concurrents, professionnels de différents horizons… pour imaginer ensemble l’entreprise de demain. Autour du thème « Et si on réinventait l’entreprise… », nos partenaires utilisent leurs méthodes collaboratives et font vivre l’expérience OpenMind Kfé. Un livre blanc réunira les idées proposées au cours de ces rencontres, chacune étant une grande page blanche ouverte sur l’entreprise ! ♦

Un bureau à quoi ça ressemble ?

 Pour commencer la soirée, Frantz de LBMG Worklab propose un Jeu dans la lignée de « Qui veut gagner des millions » afin de révéler qu’aujourd’hui les bureaux se ressemblent presque tous dans la plupart des grandes entreprises.

On y voit des bureaux d’entreprise décloisonnés, colorés, et où il fait bon vivre… bureaux qu’on pourrait confondre avec une auberge de jeunesse, un café ou un salon de thé ! Cependant la dernière image qui clôture ce jeu de questions/réponses montre des bureaux à la Défense, impersonnels et tristes. Une image qui met en exergue le retard des grosses structures quant à l’aménagement de leurs bureaux comparés au siège de la célèbre entreprise Tripadvisor.

 

mozaique lbmg

 

 

Un bureau, à quoi ça sert ?

 

Devant cette image des bureaux tristes, peu colorés et attrayants, Frantz demande aux participants : « finalement, un bureau, à quoi ça sert ? Pourquoi va-t-on au bureau ? »

Voici les réponses des participants :

  • Par obligation : « on est obligés »
  • Par présentéisme : « pour montrer qu’on est au travail »
  • Pour rassembler
  • Pour travailler en équipe

 

Frantz fait un court rappel historique concernant l’utilité première des bureaux, qui jadis avaient deux grandes fonctions :

  • C’est grâce à eux qu’on accédait à son outil de production : la machine à écrire qui, à l’époque, pesait entre 10 et 15kg
  • Le bureau était également indispensable pour pouvoir communiquer entre collaborateurs

 

La grande fonction matérielle assimilée aux bureaux a perduré un certain temps…

En 1980, on trouvait sur les bureaux : le fax, un gros ordinateur, l’agrafeuse, les bouquins et autres fournitures… Sauf qu’en 2016, les indispensables sont un ordinateur et un téléphone portables. D’ailleurs, d’après un sondage, la surface moyenne de notre bureau a énormément de diminué en 40 ans : de 50 square feets à 15 seulement !

 

mozaique LBMG 2

 

Alors… Si la surface de nos bureaux réduit, que nous n’avons finalement besoin que d’un ordinateur et d’un téléphone, et que nos bureaux ressemblent à ceux vus sur l’image « Bureaux à la Défense » : gris, sans couleur, tristes… A quoi bon continuer d’aller au bureau ?

 

 

 

Quel est l’avenir du bureau ?

Moment collaboratif en sous-groupes

 

Pour ce premier moment collaboratif, Frantz amorce l’atelier en communiquant les résultats du petit sondage mené auprès de tous les participants avant leur venue. A la question : « Pourquoi êtes-vous venu ce soir ? », la réponse la plus plébiscitée a été « Stimuler l’innovation dans leur entreprise » à plus de 52% mais aussi pour « Redonner le sourire à leurs salariés » dans un second temps et enfin « Pour comprendre les évolutions ».

sondage LBMG 1

 

Modalités de l’atelier

La question posée par Frantz et à laquelle les participants ont répondu en se réunissant en 4 équipes distinctes est la suivante : « Qu’est qu’on peut faire au bureau pour améliorer/accroître… »

 

  • L’équipe 1 traitera le sujet de l’innovation
  • L’équipe 2 traitera le sujet du sourire
  • L’équipe 3 traitera le sujet de la performance
  • L’équipe 4 traitera le sujet ‘faire des économies’

 

Chaque équipe s’est demandée dans un premier temps « quel bureau faut-il imaginer et penser pour traiter l’enjeu » et dans un second temps : « pourquoi est ce que ça n’a pas déjà été fait ? ».

 

Restitution en équipe

 

Pendant l’atelier, chaque groupe a donc tenté de trouver les leviers pour insuffler plus d’innovation, de satisfaction, de performance ou encore pour faire davantage d’économies. Voici pour chaque équipe les principaux leviers et freins mis en lumière :

 

Equipe 1

Sujet : innovation

Leviers

  • Espaces mode co-working, flexibles, ré-aménageables : co-construction avec les collaborateurs pour définir leur lieu inspirant, motivation…
  • Favoriser les postures actives (smart boards, outils de créativité via le jeu…)
  • Ouverture avec le monde extérieur : intégrer des start-up dans les bureaux + espaces dédiés aux projets innovants
  • Outils de créativité pour générer l’innovation par le jeu par exemple
  • Affichage visuel : ne pas tout cacher dans les PC pour partager plus…
  • Plus de bureaux affectés ou « fixes »
  • Management par les résultats et non plus par la présence
  • Partager les succès et les échecs : analyser les choses importants ensemble

 

Freins 

  • Organisation très pilotée et territoriale : ça serait une révolution culturelle de changer
  • Notion de temporalité : pas encore spontanée d’exprimer que notre chez soi est aussi un bureau et qu’on souhaite le transposer au bureau
  • Les organisations sont très statutaires et donc pour amener autre chose ça remet en question toute la culture d’entreprise, managériale
  • On a du mal à changer car ça nous fait sortir de nos zones de confort
  • Ça change également la posture managériale, ça demande d’avoir d’autres compétences pour gérer un nouvel espace de travail, ça demande de la confiance…

 

Equipe 2

Sujet : Sourire

            Leviers

  • Travailler sur l’aménagement
    • Matériaux, couleurs, lumière naturelle (rendre le cadre plus agréable)
    • Comment on habite le cadre : créer des ruptures, animations…
    • Multiplier des espaces et zones différentes avec ambiances différentes, collaborations & interactions différentes…
  • Faire preuve d’exemplarité
    • Pour donner le sourire, soi-même l’avoir pour le provoquer chez les autres !

Yellow 2

Freins 

  • Bien être et convivialité pas encore assez perçu comme prioritaire
  • Formation des managers : toujours ce besoin de contrôler
  • On a des habitudes : travail associé à un cadre austère. On est formaté : on se n’autorise pas à demander plus (couleur, prendre du plaisir et utiliser différemment le mobilier : modification des habitudes utilisateurs.
  • Les mentalités doivent évoluer chez les utilisateurs
  • Déficit d’imagination
  • Peur du conformisme
  • Mesurer le gain, le bénéfice : c’est difficile : comment on mesure le bonheur dans une boite ?
  • Crainte du changement et toujours des logiques de territoires

 

Equipe 3

Sujet : Performance

            Leviers

  • Nature
    • Une performance qui augmente quand les collaborateurs sont « exposés » à la nature (plantes, ruches, potager) + 8%
  • Lumière
    • Combat pour avoir la lumière de « 1er jour » ; confort qui incite à mieux travailler ensemble
  • Convivialité
    • Espaces partagés, zones neutres propices à la rencontre pour plus de partage
    • A l’occasion de moments détente, on va aussi partager des informations de travail
    • Pause : accepter d’en prendre
  • Empathie managériale
    • Et si le manager était plutôt au milieu de son équipe ?
  • Connectivité : 7/7, 24/24
    • Outils performants pour l’être. L’espace est moins important
  • Flexibilité de l’espace (espaces et mobilier modulables), de l’immeuble (ouverture H24), télétravail
  • Proximité : des tiers-lieu pour gagner du temps et travailler différemment.

 

Freins 

  • Paradigme du travail « comme il était avant » : mentalités par prêtes à libérer le travail comme on est prêt à l’envisager tous ensemble
  • Grandes diversité d’idées
  • Grande diversité d’usages

 

Equipe 4

Sujet : Faire des économies

Leviers

  • Réduction des surfaces
    • Réduction des espaces : décloisonnement
    • Télé travail ou tiers lieux (espaces co-working) : moins de personnes présentes
    • Flexibilité : bureaux avec plusieurs places
  • Avoir des outils
    • La visio-conférence par exemple
  • Réduire l’absentéisme
    • L’ouverture des bureaux et le décloisonnement réduit l’absentéisme
    • Ouvrir les bureaux sur la ville et leur assigner d’autres usages : être louer ou sous louer après les heures de travail, de même pour les espaces non-utilisés
    • Déménagement en banlieue vers des sites moins chers

 

Freins 

  • Temps long pour amortir les investissements
  • Difficile d’embarquer tout le corps social dans ce projet
  • Culture d’entreprise : c’est dur de changer les choses
  • Instances du personnel
  • Freins juridiques au changement
  • Certains immeubles ne se prêtent pas aux nouvelles façons de travailler
  • La posture du manager lors du télétravail : culture à réinventer
  • Manque de digitalisation : on est pas forcément équipées pour (toutes les boites n’ont pas de système de visioconférence par exemple)
  • Certaines professions ne sont pas adaptées au télétravail : pour certains lieux c’est plus compliqué

 

Conclusion et messages à retenir

 

Accueillir les bureaux de demain, c’est complexe car…

 

  1. …Il faut penser la complexité des profils et des usages

Il existe une grande diversité de profils & personnalités, mais aussi d’usages et de façons de travailler et donc une façon d’occuper l’espace complétement différente d’un individu à l’autre. Voici plusieurs types de profils :

  • Le casanier : il a besoin de concentration et aspire au calme
  • Le social : il aime faire du réseau & du business
  • L’aventurier : il a envie d’innover, d’expérimenter, de créer.
  • L’hyper nomade : il peut s’adapter à n’importe quel environnement de travail
  • Le coordinateur : il a besoin d’un espace propice à l’épanouissement de son groupe

 

Penser la complexité des bureaux revient donc à penser la complexité de l’être humain et des organisations. : il est difficile de mettre tout le modes d’accord et de prendre en compte toutes les particularité métiers et profils. Il n’existe donc pas de solution simple ou de modèle unique à appliquer.

La solution réside donc dans le fait de proposer des espaces aussi diversifiés que possible : pouvoir bénéficier d’un menu d’espaces, comme par exemple : une bibliothèque, une zone start-up, une cafétéria, un espace ouvert ou fermé pour répondre au « besoin du jour » de chacun.

Une étude a par ailleurs montré que l’impact du bureau à la carte est positif et engrange davantage d’innovation à 40%, de performance à 76% et de satisfaction à 50% chez les collaborateurs !

 

 

  1. … Le bâtiment doit intégrer les usages plutôt que les normes

 

Du cahier des charges du client aux impératifs constructeurs en passant par les architectes, il faudrait penser les bâtiments à partir des usages avant de passer aux plans et aux normes afférentes. Mettre l’usager au cœur du processus et ainsi penser la complexité de l’humain et de l’organisation à travers les bureaux. Les normes juridiques et de passages (CHSTC) ou la volonté d’un geste architectural doivent être articulés avec la fonctionnalité. Par exemple, le « fonctionnalisme » n’était pas esthétique en termes de bâtiment mais il y avait un côté pratique incontestable.

 

Prise de recul 

 

3 clés à prendre en compte…

  1. Le télétravail n’est plus une innovation : 24% des actifs pratiquent le télétravail !
  2. Les espaces de co-working trop beaux ça existe : il y a plus de 800 espaces professionnels aujourd’hui !
  3. Les bureaux, ce n’est pas une histoire de direction de marketing mais de grands groupes : EDF, CA, EY, Generali

 

 

… pour imaginer demain

Hier, la règle était un bureau par personne, aujourd’hui le bureau a rétréci, demain on se destine à un bureau petit (enjeu économique, rationalisation) permettant d’investir davantage dans le beau et le bien être (matériaux, couleurs, etc.) et où le salarié viendra quelques fois par semaine mais aura le choix d’aller chez soi ou en tiers-lieux…

 

D’après une étude française, les Digital natives aspirent à 96% à pouvoir faire du télétravail de chez eux mais aussi à travailler en co-working (54%) et dans ambiance start-up (41%) de préférence à Paris intra-muros pour 58% d’entre eux.

4% disent que l’avenir du travail se fera à 4% uniquement dans un bureau et 7% dans un quartier d’affaires. Travailler sur ces espaces de travail devient un levier indispensable d’attraction et de rétention des jeunes talents.

En attendant, pour tester le Corpoworking, rendez- vous chez LBMG à l’hôpital Vincent de Saint Paul et tous les jours à l’OpenMind Kfé !